在傢辦公,職場媽媽如何用Excel表格高效工作

疫情期間,各單位積極響應延遲復工的政策,絕不給社會添麻煩。

所幸我們身在這樣一個智能化和網絡化的時代,很多工作不必去辦公室,在傢裡也可以完成。

但是在傢辦公的職場媽媽,卻總是遇到這樣的“攔路虎”:

  • 孩子動不動大喊一聲“媽我餓瞭”,
  • 老公閑著沒事湊過來問一句“今天中午吃什麼”,
  • 自己也會時不時被舒服的沙發和床誘惑,想要扔掉手裡的電腦。
在傢辦公,職場媽媽如何用Excel表格高效工作

效率低下,是職場媽媽們在傢辦公最大的問題。

這個問題的背後,是傢庭分工不合理、時間管理混亂、自律程度不足等種種障礙。

使用Excel這個神器,可以逐一擊破這些障礙,重獲高效辦公的自由。

一,明確傢庭分工和時間規劃

想要恢復高效辦公狀態,首先要恢復去辦公室上班的規律時間安排

如果隻有媽媽一個人規律,爸爸和孩子仍然處在混亂狀態的話,他們還是會隨時打亂媽媽的節奏,因此,要跟全傢做好溝通,同步作息

我傢的時間安排如下圖:

在傢辦公,職場媽媽如何用Excel表格高效工作

有瞭明確且固定的作息後,約定好在工作/學習時間,除非有重大問題,否則互不打擾,父母和孩子都能獲得一段自由的時間。

而在其他時間,則要充分互動,比如做飯不能由媽媽一個人完成,孩子和爸爸都要幫忙洗菜,孩子寫作業如果遇到問題,爸爸及時給予指導。

晚上21:00-22:00,還留出瞭一個小時的傢庭時間。這段時間,可以用來討論當天發生的問題和解決方法,可以用來一起看動畫片,可以一起玩遊戲、做手工,重點就是全傢參與.

當然,這些時間節點不用太過死板,比如孩子今天作業早早完成瞭,就可以考慮延長傢庭時間。或者傢庭活動早早結束,多留些時間獨處,都是可以靈活調整的。

二,做好每日規劃和復盤,發現問題及時調整

在傢裡辦公和上課,如果不做好規劃,很容易拖延。因此,要把每天的時間分成小段,每段一個任務。

如果某個時間段的任務沒有按時完成,先開啟下一個時間段的任務,否則一連串拖延下來,可能全天任務都涼瞭。

(如果是10點要給同事發郵件卻耽誤瞭幾分鐘的情況,肯定還是要先完成,否則會耽誤更多人的工作進度。

不過,這種任務相信大傢都不敢拖延的,畢竟這麼多人盯著。)

爸爸的工作計劃,由他個人負責,我這裡隻做瞭媽媽的工作計劃&復盤和孩子的學習計劃&復盤。

媽媽某一天的工作計劃&復盤如下圖:

在傢辦公,職場媽媽如何用Excel表格高效工作

因為疫情影響,工作量較平時減少,所以基本都能完成。

工作中的不便也很明顯,同事不能當面溝通,肯定會影響效率,好在不嚴重,基本都可以解決。

但在起身活動,順便去看孩子有沒有認真聽課的時候,忍不住跑到冰箱開瞭罐酸奶,過於放松瞭。

孩子某一天的學習計劃&復盤如下圖:

在傢辦公,職場媽媽如何用Excel表格高效工作

孩子的學習情況整體上比較認真,語數外3門主課都有認真聽講,作業情況也比較好。

但是品德和自然課上,爸爸有發現他不認真聽課。沒辦法,孩子還小,課堂上都不一定能保持長時間專註,這個問題隻能多提醒,真正要解決,還是要靠時間的力量。

通過使用Excel記錄和反思,工作學習中的問題都能做到一目瞭然,也方便後續的改進解決。

三,多做SOP流程圖,精準掌握時間

很多時候,我們做瞭計劃卻屢屢執行不下去,可能是因為對完成任務的時間把控不準確。

本來至少需要1個小時的事情,在計劃裡隻分配瞭半個小時的時間,那肯定無法按時完成,進而引發後續所有計劃被打亂。

因此,我們要把日常工作的步驟制成SOP流程圖,按照標準步驟進行,一來避免出錯,二來可以精準計時,便於進行規劃。

SOP,是 Standard Operating Procedure三個單詞中首字母的大寫 ,即標準作業程序,指將某一事件的標準操作步驟和要求以統一的格式描述出來,用於指導和規范日常的工作。SOP的精髓是將細節進行量化,通俗來講,SOP就是對某一程序中的關鍵控制點進行細化和量化。

我的其中一份SOP流程圖:

在傢辦公,職場媽媽如何用Excel表格高效工作

這是一份短時間可以完成的任務SOP,隻要每天按照標準操作,所用時間基本不會相差多少。

有些工作項目總體耗時較長,分配到每天幾個小時,這種預估用時可能跟實際存在較大差距。

這種預估不準的項目,更需要提前制作SOP流程圖,隻是重點不在於預估時間,而在於將步驟和任務準確分配到每天,以保證進度。

在SOP流程圖的基礎上,可以建立自己的15/30/90清單

意思是,哪些事情是15分鐘內可以完成的,哪些事情需要30分鐘,哪些事情需要90分鐘甚至更長的大段時間。

人的每次註意力轉移,都將帶來精力的消耗。即使隻是短暫的被打斷,再回到工作時,都很難找回之前的狀態。

為瞭騰出專門的大段時間,要跟孩子、爸爸做好約定和配合,比如:

  • 上午孩子的緊急需求,都由我來完成,下午的全部由爸爸負責;
  • 在此基礎上,我把15分鐘和30分鐘的事情安排到上午,短暫被打斷的成本不高;
  • 需要高度集中註意力的90分鐘事情,安排在下午,同時要求他們有任何事情都不可以打擾我,保證我的工作效率。

在這樣的安排之下,既能兼顧孩子不定時的需求,也給自己留出瞭專註的時間。

這幾種使用Excel做好時間管理的方法,其實不僅在傢辦公需要,春暖花開,全面復工之後,辦公室裡同樣適用。

實際上,Excel並不是必需的工具,使用手賬本、清單類APP等工具,都可以達到同樣的效果

每個人的工作內容不同,時間分配方案不盡相同,祝大傢在工作中不斷摸索和改進,都能找到適合自身的管理方法。

Published in News by Awesome.

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